Infos pratiques
Avant de partir (Inscription et démarches administratives)
Modalités d’inscription et de paiement
Demande de réservation
La demande de réservation à un séjour est à réaliser auprès de Kiparuwa par l’envoi par mél de la fiche de demande de réservation remplie qui se trouve dans ce catalogue ou que vous pouvez télécharger sur notre site Internet, rubrique Réservation.
A réception de la demande de réservation, Kiparuwa vous confirme la disponibilité du séjour :
Si celui-ci est indisponible, nous vous proposerons alors un autre séjour ;
Si celui-ci est disponible, nous vous transmettrons alors un devis et le dossier de renseignement du vacancier qu’il faudra compléter et nous retourner.
Confirmation de la réservation
Pour confirmer la réservation, vous devez nous transmettre :
Le dossier de renseignements du vacancier complété ;
Un acompte de 30 % du prix du forfait du séjour.
A la lecture du dossier de renseignements du vacancier, Kiparuwa vérifiera la cohérence entre le degré d’autonomie du vacancier et le séjour choisi. En cas d’incompatibilité, un nouveau séjour vous sera proposé.
Si l’autonomie du vacancier est cohérente, Kiparuwa éditera le contrat de vente et la facture que nous transmettrons au représentant légal du vacancier.
Puis vous disposez d’un délai de 15 jours pour nous renvoyer le contrat de vente signé.
Et vous devez nous faire parvenir le règlement du prix total du séjour au plus tard 45 jours avant le départ.
Une fois l’ensemble de ces formalités réalisées, l’inscription sur un séjour est définitive. Kiparuwa vous transmettra quelques semaines avant le départ : le trousseau, les étiquettes bagages et le lieu de rendez-vous pour le transport aller et retour.
Dossier de renseignements du vacancier
La demande de réservation à un séjour est à réaliser auprès de Kiparuwa. Lors de la confirmation de réservation, le dossier de renseignements du vacancier vous est remis. Ce dossier doit être complété avec assiduité car il permet à Kiparuwa de vérifier la compatibilité du handicap avec le séjour choisi par le vacancier et parce qu’il permet aux équipes d’animation de préparer leur travail pédagogique.
Par ailleurs, cette fiche contient une autorisation d’hospitalisation et le cas échéant de pratique de soins médicaux en cas d’urgence vitale. Nous vous demandons de bien vouloir remplir cette attestation.
RĂ©solution - DĂ©sistement
Une fois l’inscription définitive, deux types d’annulation sont possibles : du fait du vacancier (ou de son représentant légal) ou du fait de Kiparuwa. Il s’agit alors d’une résolution.
Résolution par le vacancier ou par son représentant légal
En cas d’annulation, une résolution doit être effectuée le plus rapidement possible par mél ou par courrier auprès de Kiparuwa qui en accusera réception par tout moyen dès réception du courrier, la date de réception faisant foi.
La résolution entraine la perception de frais selon le barème suivant :
A plus de 30 jours avant le départ : retenue de 50 € forfaitaires ;
Entre 30 et 21 jours avant le départ : 25 % du prix total du séjour ;
Entre 20 et 8 jours avant le départ : 50 % du prix total du séjour ;
Entre 7 et 2 jours avant le départ : 75 % du prix total du séjour ;
La veille du départ : 90 % du prix total du séjour ;
Le jour du départ en cas de non présentation : 100 % du prix total du séjour.
Pour les séjours à l’étranger et en Outre-Mer, le défaut d’enregistrement au lieu de départ , peu
importe la cause, même en cas de force majeure ainsi que l’impossibilité de prendre le départ suite à la non-présentation de documents de voyage (passeport, visa, certificat de vaccination, etc.), sont considérés comme des annulations du fait du vacancier.
La demande d’inscription au voyage collectif est formulée lors de la demande de réservation. Toute annulation de participation à un voyage collectif par un vacancier doit être notifiée le plus rapidement possible par mél ou par courrier auprès de Kiparuwa qui devra en accuser réception, la date de réception faisant foi. Les frais de résolution sont soumis aux mêmes barèmes que ceux appliqués aux séjours (cf. ci-dessus), même si le vacancier se rend sur le séjour par ses propres moyens.
Modification ou annulation par Kiparuwa
Si avant le départ, le séjour est modifié sur un élément essentiel (logement, destination), le vacancier ou son représentant légal dispose d’un délai de 8 jours après notification pour accepter le séjour ou résilier son inscription sans pénalité, et obtiendra le remboursement des sommes versées.
Kiparuwa peut exceptionnellement être contraint d’annuler un séjour pour assurer la sécurité des participants, en cas de force majeure ou en cas d’insuffisance d’encadrement. Dans ces situations, Kiparuwa proposera dans la mesure du possible un séjour équivalent que le vacancier ou son représentant légal est libre d’accepter. En cas de refus, Kiparuwa ne sera tenue qu’au remboursement des sommes versées.
Assurance Multirisque
Hormis l’assistance rapatriement (Mutaide) et la responsabilité civile du vacancier, aucune autre assurance n’est incluse dans le prix de la prestation. Aussi conformément aux dispositions européennes Kiparuwa vous propose de façon facultative (avec supplément) à souscrire lors de l’inscription un contrat d’assurance multirisque annulation de voyage, perte des bagages, interruption de voyage et responsabilité individuelle accident avec son partenaire Assurever.
Conditions et détails par mél sur simple demande (voir tableau récapitulatif des garanties, cliquer ici).
Vous êtes invités à vérifier que vous n’êtes pas déjà bénéficiaire d’une garantie couvrant les sinistres garantis par ce contrat. Si tel est le cas, vous bénéficiez d’un droit de renonciation à ce contrat dans un délai de 14 jours (calendaires) à compter du jour de votre réservation et nous procéderons alors au remboursement de la prime d’assurance.
Prix du séjour
Les prix comprennent l’ensemble des prestations suivantes :
L’hébergement en pension complète ;
L’encadrement et l’accompagnement ;
Le matériel d’animation et l’accès à l’ensemble des activités ;
Les déplacements, visites et excursions programmées pen- dant le séjour ;
Le transport jusqu’au lieu de séjour puis jusqu’au foyer si précisé dans le catalogue ;
L’assurance responsabilité civile et assistance/rapatriement.
Ne sont pas incluses dans le prix de la prestation l’assurance annulation et interruption qui peut être souscrire en sus ainsi que les dépenses à caractère personnel (argent de poche) et celles à caractère médical.
L’autonomie et l’accompagnement
Nos séjours s’adressent à des adultes en situation de handicap mental sans appareillage spécifique et sans difficultés motrices importantes.
Pour vous aider à mieux sélectionner le séjour qui sera le plus adapté à votre niveau d'autonomie, nous vous proposons d'utiliser la grille d'évaluation d'autonomie suivante :
| Autonomie | Physique |
| A - Bonne autonomie Sociable, dynamique, participe, etc. Présence discrète de l’encadrement |
1 - Pas de problème moteur Bon marcheur |
| B - Autonomie relative Nécessité d’intervenir dans différents domaines (prise de médicaments, argent de poche, activité, etc.). Juste à stimuler dans les actes de la vie courante (toilette, habillement). Accompagnement actif. |
2 - Pas de problème moteur Se déplace sans difficulté pour des petites « promenades ». Il est fatigable à partir d’un certain moment. |
| C - Pas autonome
Aide effective dans les actes de la vie quoti- |
3 - Problème moteur Marche avec l’aide « ponctuelle » d’un tiers, d’un appareillage particulier ou d’un fauteuil. |
Il est important de se référer à cette grille. En effet, chaque séjour est conçu avec un certain niveau d'autonomie. De ce niveau découle l’encadrement en terme d'animateur, mais aussi les modalités de transport et le rythme du séjour avec les sorties organisées.
Formalités administratives
Voyage en France métropolitaine
La carte d’identité ou une photocopie de la carte d’identité ou un duplicata suffit.
Voyage dans un Etat membre de l’Union Européenne
Pour les personnes de nationalité française, la carte d’identité en cours de validité est obligatoire.
Voyage dans un autre pays (hors Union Européenne)
Pour les personnes de nationalité française, le Passeport en cours de validité est obligatoire. Pour certains pays, il faudra compléter le Passeport d’un Visa en cours de validité.
Pour les personnes qui n’ont pas la nationalité française, merci de consulter les services préfectoraux.
Pour un séjour en France,
il est impératif de venir avec sa carte vitale et son attestation de droits, une carte d’identité en cours de validité est obligatoire pour le séjour en Corse.
Enfin pour tout séjour en Europe, retirer auprès des Caisses d’assurance maladie dont vous dépendez, l’imprimé E111 valable pour le pays où se déroule le séjour.
DĂ©roulement du transport
Départ et retour séjour
Nous accordons une attention particulière au transport, aussi nous mettons tout en œuvre pour que le trajet du vacancier soit le plus direct possible et dans les meilleures conditions. Ainsi ce déplacement peut se dérouler par tout moyen de transport terrestre, tel que le train et/ou le minibus.
Afin de réduire encore ce temps de transport, nous organiserons, pour les vacanciers qui ne résident ni dans le département du Nord ni dans le département du Pas-de-Calais, des préacheminements en train lorsque cela est possible.
Pour les DĂ©partements du Nord et du Pas-de-Calais : transport gratuit depuis le foyer Ă partir de 4 personnes, sinon nous consulter.
De même, veuillez nous consulter pour un départ depuis un autre département. Par ailleurs, pour une meilleure qualité de transport pour le vacancier et pour des raisons d’organisation, nous pourrions vous proposer une nuit supplémentaire dans un hôtel pour 80 euros tout compris (repas du soir, nuitée, pique-nique du lendemain, le tout encadré par un ou plusieurs animateurs).
Les rendez-vous définitifs vous seront communiqués sur la convocation que vous recevrez avant le départ du séjour. Pour tout renseignement, n’hésitez pas à nous contacter.
Temps de trajet
Pour le transport en minibus et afin de tenir compte du trafic routier, des diverses haltes sur le parcours et des temps de pause des conducteurs, nous comptons une distance parcourue de 80 km par heure. Par conséquent, nous attirons votre attention sur le fait que le temps de transport peut s’avérer long pour certaines destinations. Veiller donc à ce que le vacancier soit capable d’emprunter nos transports en fonction de sa fatigabilité, de son état de santé et pathologies associées.
Pique-Nique
Pour le transport aller, les vacanciers devront se munir au moins d’un pique-nique, d’une boisson et d'un ou plusieurs encas leur permettant de déjeuner sur la route et de prendre un goûter. Ce pique-nique et ce goûter ne sont pas fournis par Kiparuwa.
Par contre, concernant le pique-nique du retour, celui-ci est fourni par Kiparuwa.
Les bagages
Afin d’optimiser le transport et éviter le port de charge lourde par vous-même et par les animateurs, nous vous demandons d’avoir seulement un bagage à main ne dépassant par 36cm X 27cm X 15cm et un bagage cabine (valise) ne dépassantpas 55cm X 35cm X 25cm. Cette taille de bagage permet également d’optimiser la place dans le coffre des véhicules. Nous vous rappelons par ailleurs que le lavage des linges est inclus dans le prix de la prestation.
Enfin pour se rendre sur son lieu de séjour, un vacancier pourra utiliser plusieurs moyens de transport. C'est pourquoi nous vous demandons de bien marquer les valises avec les étiquettes qui vous ont été remises ou par vos propres étiquettes afin de minimiser le risque de perte de bagages.
Les médicaments
Le pilulier n’est pas fourni par Kiparuwa. Aussi pendant le temps de transport, nous vous demandons de mettre les médicaments qui doivent être pris durant le transport dans le sac à main ou les remettre en mains propres à l’animateur qui viendra vous chercher. Les médicaments seront pris durant le pique-nique.
Déroulement du séjour
L’autonomie et l’accompagnement
Nos séjours s’adressent à des adultes en situation de handicap mental sans appareillage spécifique et sans difficultés motrices importantes.
Pour vous aider à mieux sélectionner le séjour qui sera le plus adapté à votre niveau d'autonomie, nous vous proposons d'utiliser la grille d'évaluation d'autonomie suivante :
| Autonomie | Physique |
| A - Bonne autonomie Sociable, dynamique, participe, etc. Présence discrète de l’encadrement |
1 - Pas de problème moteur Bon marcheur |
| B - Autonomie relative Nécessité d’intervenir dans différents domaines (prise de médicaments, argent de poche, activité, etc.). Juste à stimuler dans les actes de la vie courante (toilette, habillement). Accompagnement actif. |
2 - Pas de problème moteur Se déplace sans difficulté pour des petites « promenades ». Il est fatigable à partir d’un certain moment. |
| C - Pas autonome
Aide effective dans les actes de la vie quoti- |
3 - Problème moteur Marche avec l’aide « ponctuelle » d’un tiers, d’un appareillage particulier ou d’un fauteuil. |
Il est important de se référer à cette grille. En effet, chaque séjour est conçu avec un certain niveau d'autonomie. De ce niveau découle l’encadrement en terme d'animateur, mais aussi les modalités de transport et le rythme du séjour avec les sorties organisées.
Nombre de participant
Un nombre minimal d’inscrits est requis pour assurer un séjour, apprécié en fonction des particularités du séjour. En dessous de ce seuil, nous vous proposerons une prestation de substitution de qualité équivalente, ou une place sur l’ensemble des séjours encore disponibles. En cas de substitution impossible, nous vous rembourserons les sommes versées
Vie en collectivité
Le choix du type de séjour engage le participant à accepter, dès le départ, le programme communiqué ou envisagé, et à rester avec le groupe pendant toute la durée du séjour
Prix du séjour
Les prix comprennent l’ensemble des prestations suivantes :
L’hébergement en pension complète ;
L’encadrement et l’accompagnement ;
Le matériel d’animation et l’accès à l’ensemble des activités ;
Les déplacements, visites et excursions programmées pen- dant le séjour ;
Le transport jusqu’au lieu de séjour puis jusqu’au foyer si précisé dans le catalogue ;
L’assurance responsabilité civile et assistance/rapatriement.
Ne sont pas incluses dans le prix de la prestation l’assurance annulation et interruption qui peut être souscrire en sus ainsi que les dépenses à caractère personnel (argent de poche) et celles à caractère médical.
Fiche trousseau
Il est vivement conseillé aux familles et établissements des vacanciers d’établir une liste des effets personnels placés dans la valise. Cette liste servira au contrôle à l’arrivée et au départ, surtout pour les vacanciers qui ne savent pas reconnaître leur vêtement. A cet effet, une fiche trousseau, vous sera transmise. Elle devra être placée dans la valise afin d’être vérifiée à l’arrivée et au départ du séjour. Tout linge devra être impérativement marqué pour les personnes qui ne savent pas le reconnaître.
Organisation des sorties durant le séjour
Chaque type de séjour fait l’objet d’une présentation spécifique dans le catalogue ou sur le site Internet. Ces présentations ont également valeur de conditions générales et il indispensable de s’y reporter. En conséquence de quoi, l’ensemble des activités exposées dans le catalogue ou sur le site Internet sera proposées aux vacanciers qui disposera alors de la faculté d’y participer ou non.
Santé et médicaments
Pour les vacanciers qui doivent suivre un traitement médicamenteux au cours du séjour, nous vous demandons de préparer avant le séjour avec votre pharmacien, médecin ou infirmière un ou plusieurs piluliers vous permettant d'avoir impérativement la quantité suffisante de médicament dont vous aurez besoin au cours du séjour. Les piluliers doivent être placés dans la valise, sauf pour les médicaments qui doivent être pris au cours de la journée de transport (voir paragraphe transport). Une fois arrivée sur le séjour et comme le prévoit la règlementation française, les médicaments seront placés dans un lieu sécurisé. Pour la prise des médicaments, l’accompagnement proposé par les animateurs sera fonction du niveau d’autonomie du vacancier.
Les piluliers ne sont pas fournis par Kiparuwa. Vous êtes donc libre d'utiliser le modèle que vous souhaitez.
Nous vous rappelons en outre que nos séjours ne sont ni médicalisés ni paramédicalisés (pas d'infirmière en principe sur le séjour). Toutefois, si certains soins infirmiers doivent être obligatoirement réalisés par une infirmière pendant le séjour, veuillez-nous en informer le plus rapidement possible pour nous permettre de nous mettre en relation avec des cabinets libéraux locaux de soins infirmiers.
Par ailleurs, nous vous invitons à mettre une copie de l'ordonnance et la carte vitale dans la pochette administrative qui vous sera transmise quelques jours avant le départ. Cela permettra aux équipes d'animations de compléter plus aisément les piluliers manquants ou les erreurs qui pourraient survenir dans les piluliers en se rendant à la pharmacie qui se trouve à proximité du séjour
En résumé :
- Fournir impérativement la quantité suffisante du traitement avec la
posologie exacte et la photocopie dactylographiée de l’ordonnance ; - Remplir la partie médicale du dossier de renseignements ;
- Prévoir obligatoirement une ordonnance de renouvellement, la carte de sécurité sociale (Vitale) à défaut la photocopie de la carte ;
- Faire préparer obligatoirement les piluliers par un pharmacien, une infirmière ou un médecin ;
- Faire signer obligatoirement l’attestation du tuteur légal relative à l’hospitalisation.
Argent personnel et objets de valeur
Nous ne pouvons être tenus pour responsable de la perte ou du vol de l’argent personnel durant les séjours s’il ne nous a pas été confié.
Les lieux d’accueil des séjours ne permettant pas toujours de sécuriser les bijoux, espèces ou objets de valeur, il est recommandé aux participants de limiter ces objets. En cas de perte, vol ou détérioration, Kiparuwa ne peut en être tenu pour responsable.