Infos pratiques

Avant de partir (Inscription et démarches administratives)

Modalités d’inscription et de paiement

Demande de réservation

La demande de réservation à un séjour est à réaliser auprès de Kiparuwa par l’envoi par mél de la fiche de demande de réservation remplie qui se trouve dans ce catalogue ou que vous pouvez télécharger sur notre site Internet, rubrique Réservation.

A réception de la demande de réservation, Kiparuwa vous confirme la disponibilité du séjour :

Si celui-ci est indisponible, nous vous proposerons alors un autre séjour ;

Si celui-ci est disponible, nous vous transmettrons alors un devis et le dossier de renseignement du vacancier qu’il faudra compléter et nous retourner.

Confirmation de la réservation

Pour confirmer la réservation, vous devez nous transmettre :

Le dossier de renseignements du vacancier complété ;

Un acompte de 30 % du prix du forfait du séjour.

A la lecture du dossier de renseignements du vacancier, Kiparuwa vérifiera la cohérence entre le degré d’autonomie du vacancier et le séjour choisi. En cas d’incompatibilité, un nouveau séjour vous sera proposé.

Si l’autonomie du vacancier est cohérente, Kiparuwa éditera le contrat de vente et la facture que nous transmettrons au représentant légal du vacancier.

Puis vous disposez d’un délai de 15 jours pour nous renvoyer le contrat de vente signé.

Et vous devez nous faire parvenir le règlement du prix total du séjour au plus tard 45 jours avant le départ.

Une fois l’ensemble de ces formalités réalisées, l’inscription sur un séjour est définitive. Kiparuwa vous transmettra quelques semaines avant le départ : le trousseau, les étiquettes bagages et le lieu de rendez-vous pour le transport aller et retour.

Dossier de renseignements du vacancier

La demande de réservation à un séjour est à réaliser auprès de Kiparuwa. Lors de la confirmation de réservation, le dossier de renseignements du vacancier vous est remis. Ce dossier doit être complété avec assiduité car il permet à Kiparuwa de vérifier la compatibilité du handicap avec le séjour choisi par le vacancier et parce qu’il permet aux équipes d’animation de préparer leur travail pédagogique.

Par ailleurs, cette fiche contient une autorisation d’hospitalisation et le cas échéant de pratique de soins médicaux en cas d’urgence vitale. Nous vous demandons de bien vouloir remplir cette attestation.

Résolution - Désistement

Une fois l’inscription définitive, deux types d’annulation sont possibles : du fait du vacancier (ou de son représentant légal) ou du fait de Kiparuwa. Il s’agit alors d’une résolution.

Résolution par le vacancier ou par son représentant légal

En cas d’annulation, une résolution doit être effectuée le plus rapidement possible par mél ou par courrier auprès de Kiparuwa qui en accusera réception par tout moyen dès réception du courrier, la date de réception faisant foi.

La résolution entraine la perception de frais selon le barème suivant :

À plus de 60 jours avant le départ : 50 % du prix total du séjour ;

Entre 60 et 31 jours avant le départ : 75 % du prix total du séjour ;

À moins de 31 jours avant le départ : 100 % du prix total du séjour ;

Le jour du départ en cas de non présentation : 100 % du prix total du séjour.

Pour les séjours à l’étranger et en Outre-Mer, le défaut d’enregistrement au lieu de départ , peu
importe la cause, même en cas de force majeure ainsi que l’impossibilité de prendre le départ suite à la non-présentation de documents de voyage (passeport, visa, certificat de vaccination, etc.), sont considérés comme des annulations du fait du vacancier.

Modification ou annulation par Kiparuwa

Si avant le départ, le séjour est modifié sur un élément essentiel (logement, destination), le vacancier ou son représentant légal dispose d’un délai de 8 jours après notification pour accepter le séjour ou résilier son inscription sans pénalité, et obtiendra le remboursement des sommes versées.

Kiparuwa peut exceptionnellement être contraint d’annuler un séjour pour assurer la sécurité des participants, en cas de force majeure ou en cas d’insuffisance d’encadrement. Dans ces situations, Kiparuwa proposera dans la mesure du possible un séjour équivalent que le vacancier ou son représentant légal est libre d’accepter. En cas de refus, Kiparuwa ne sera tenue qu’au remboursement des sommes versées.

Assurance Annulation

Hormis l’assistance rapatriement (Mutaide), aucune autre assurance n’est incluse dans le prix de la prestation. Aussi conformément aux dispositions européennes, nous vous proposons de façon facultative (avec supplément), de souscrire lors de l’inscription à un contrat d’assurance annulation. Cette assurance vous rembourse sans limite d’âge, en cas d’annulation avant le départ, la somme payée à Kiparuwa , déduction faite de nos frais de dossiers de 50 euros et de la franchise de 15 euros
retenue par l’assureur. Vous êtes garanti en cas de :

• 1 /  Décès, accident corporel grave ou maladie grave,hospitalisation de vous-même, de certains membres de votre famille (nous consulter pour avoir la liste exhaustive despersonnes couvertes) ou de la personne qui vous accompagne au cours de votre voyage, sous réserve que ses nom et prénom aient été indiqués sur le bulletin d’inscription au voyage ;
• Accident ou maladie antérieur (étant entendu que sera prise en compte pour le calcul du remboursement, la date de la 1ère constatation médicale de l’aggravation, de l’évolution ou de la rechute) ;
• 2 / Dommages matériels importants, survenant à votre domici dont vous êtes propriétaire, locataire ou occupant à titre gratui et nécessitant impérativement votre présence sur les lieux pour effectuer les actes conservatoires nécessaires ;
• 3 / État de grossesse non connu au moment de la souscription du présent contrat et contre-indiquant le voyage par la nature même de celui-ci ;
• 4 / Complications médicales dues à un état de grossesse, fausse couche, accouchement, interruption thérapeutique de grossesse et leurs suites avant le 8ème mois ;
• 5 / État dépressif, maladie psychique, nerveuse, mentale entraînant une hospitalisation de plus de 4 jours consécutifs.

Cette assurance annulation est proposée par notre partenaire Assurever, contrat 96 086 formule 11.

Prix du séjour

Les prix comprennent l’ensemble des prestations suivantes :

L’hébergement en pension complète ;

L’encadrement et l’accompagnement ;

Le matériel d’animation et l’accès à l’ensemble des activités ;

Les déplacements, visites et excursions programmées pendant le séjour ;

Le transport jusqu’au lieu de séjour puis jusqu’au foyer si précisé dans le catalogue ;

L’assurance assistance/rapatriement.

Ne sont pas incluses dans le prix de la prestation l’assurance annulation et interruption qui peut être souscrire en sus ainsi que les dépenses à caractère personnel (argent de poche) et celles à caractère médical.

 

Formalités administratives

Voyage en France métropolitaine

La carte d’identité ou une photocopie de la carte d’identité ou un duplicata suffit.

Voyage dans un Etat membre de l’Union Européenne

Pour les personnes de nationalité française, la carte d’identité en cours de validité est obligatoire.

Voyage dans un autre pays (hors Union Européenne)

Pour les personnes de nationalité française, le Passeport en cours de validité est obligatoire. Pour certains pays, il faudra compléter le Passeport d’un Visa en cours de validité.

Pour les personnes qui n’ont pas la nationalité française, merci de consulter les services préfectoraux.

Pour un séjour en France,

il est impératif de venir avec sa carte vitale et son attestation de droits, une carte d’identité en cours de validité est obligatoire pour le séjour en Corse.

Enfin pour tout séjour en Europe, retirer auprès des Caisses d’assurance maladie dont vous dépendez, l’imprimé E111 valable pour le pays où se déroule le séjour.

Déroulement du transport

Départ et retour séjour

Nous accordons une attention particulière au transport, aussi nous mettons tout en œuvre pour que le trajet du vacancier soit le plus direct possible et dans les meilleures conditions. Ainsi ce déplacement peut se dérouler par tout moyen de transport terrestre, tel que le train et/ou le minibus.

Les rendez-vous définitifs vous seront communiqués sur la convocation que vous recevrez avant le départ du séjour. Pour tout renseignement, n’hésitez pas à nous contacter.

 

Temps de trajet

Pour le transport en minibus et afin de tenir compte du trafic routier, des diverses haltes sur le parcours et des temps de pause des conducteurs, nous comptons une distance parcourue de 80 km par heure. Par conséquent, nous attirons votre attention sur le fait que le temps de transport peut s’avérer long pour certaines destinations. Veiller donc à ce que le vacancier soit capable d’emprunter nos transports en fonction de sa fatigabilité, de son état de santé et pathologies associées.

Pique-Nique

Pour le transport aller, les vacanciers devront se munir au moins d’un pique-nique, d’une boisson et d'un ou plusieurs encas leur permettant de déjeuner sur la route et de prendre un goûter. Ce pique-nique et ce goûter ne sont pas fournis par Kiparuwa.

Par contre, concernant le pique-nique du retour, celui-ci est fourni par Kiparuwa.

Les bagages

Afin d’optimiser le transport et éviter le port de charge lourde par vous-même et par les animateurs, nous vous demandons d’avoir seulement un bagage à main ne dépassant par 36cm X 27cm X 15cm et un bagage cabine (valise) ne dépassantpas 55cm X 35cm X 25cm. Cette taille de bagage permet également d’optimiser la place dans le coffre des véhicules. Nous vous rappelons par ailleurs que le lavage des linges est inclus dans le prix de la prestation.

Enfin pour se rendre sur son lieu de séjour, un vacancier pourra utiliser plusieurs moyens de transport. C'est pourquoi nous vous demandons de bien marquer les valises avec les étiquettes qui vous ont été remises ou par vos propres étiquettes afin de minimiser le risque de perte de bagages.

Les médicaments

Le pilulier n’est pas fourni par Kiparuwa. Aussi pendant le temps de transport, nous vous demandons de mettre les médicaments qui doivent être pris durant le transport dans le sac à main ou les remettre en mains propres à l’animateur qui viendra vous chercher. Les médicaments seront pris durant le pique-nique.

Déroulement du séjour

L’autonomie et l’accompagnement

Nos séjours s’adressent à des adultes en situation de handicap mental sans appareillage spécifique et sans difficultés motrices importantes.

Pour vous aider à mieux sélectionner le séjour qui sera le plus adapté à votre niveau d'autonomie, nous vous proposons d'utiliser la grille d'évaluation d'autonomie suivante :

Grille d'autonomie

Autonomie	Physique
A - Bonne autonomie Sociable, dynamique, participe, etc. Présence discrète de l’encadrement	1 - Pas de problème moteur Bon marcheur
B - Autonomie relative Nécessité d’intervenir dans différents domaines (prise de médicaments, argent de poche, activité, etc.). Juste à stimuler dans les actes de la vie courante (toilette, habillement). Accompagnement actif.	2 - Pas de problème moteur Se déplace sans difficulté pour des petites « promenades ». Il est fatigable à partir d’un certain moment.
C - Pas autonome Aide effective dans les actes de la vie quoti- dienne. Encadrement constant.	3 - Problème moteur Marche avec l’aide « ponctuelle » d’un tiers, d’un appareillage particulier ou d’un fauteuil.

Il est important de se référer à cette grille. En effet, chaque séjour est conçu avec un certain niveau d'autonomie. De ce niveau découle l’encadrement en terme d'animateur, mais aussi les modalités de transport et le rythme du séjour avec les sorties organisées.

Nombre de participant

Un nombre minimal d’inscrits est requis pour assurer un séjour, apprécié en fonction des particularités du séjour. En dessous de ce seuil, nous vous proposerons une prestation de substitution de qualité équivalente, ou une place sur l’ensemble des séjours encore disponibles. En cas de substitution impossible, nous vous rembourserons les sommes versées

Vie en collectivité

Le choix du type de séjour engage le participant à accepter, dès le départ, le programme communiqué ou envisagé, et à rester avec le groupe pendant toute la durée du séjour

Prix du séjour

Les prix comprennent l’ensemble des prestations suivantes :

L’hébergement en pension complète ;

L’encadrement et l’accompagnement ;

Le matériel d’animation et l’accès à l’ensemble des activités ;

Les déplacements, visites et excursions programmées pen- dant le séjour ;

Le transport jusqu’au lieu de séjour puis jusqu’au foyer si précisé dans le catalogue ;

L’assurance responsabilité civile et assistance/rapatriement.

Ne sont pas incluses dans le prix de la prestation l’assurance annulation et interruption qui peut être souscrire en sus ainsi que les dépenses à caractère personnel (argent de poche) et celles à caractère médical.

Fiche trousseau

Il est vivement conseillé aux familles et établissements des vacanciers d’établir une liste des effets personnels placés dans la valise. Cette liste servira au contrôle à l’arrivée et au départ, surtout pour les vacanciers qui ne savent pas reconnaître leur vêtement. A cet effet, une fiche trousseau, vous sera transmise. Elle devra être placée dans la valise afin d’être vérifiée à l’arrivée et au départ du séjour. Tout linge devra être impérativement marqué pour les personnes qui ne savent pas le reconnaître.

Organisation des sorties durant le séjour

Chaque type de séjour fait l’objet d’une présentation spécifique dans le catalogue ou sur le site Internet. Ces présentations ont également valeur de conditions générales et il indispensable de s’y reporter. En conséquence de quoi, l’ensemble des activités exposées dans le catalogue ou sur le site Internet sera proposées aux vacanciers qui disposera alors de la faculté d’y participer ou non.

Santé et médicaments

Pour les vacanciers qui doivent suivre un traitement médicamenteux au cours du séjour, nous vous demandons de préparer avant le séjour avec votre pharmacien, médecin ou infirmière un ou plusieurs piluliers vous permettant d'avoir impérativement la quantité suffisante de médicament dont vous aurez besoin au cours du séjour. Les piluliers doivent être placés dans la valise, sauf pour les médicaments qui doivent être pris au cours de la journée de transport (voir paragraphe transport). Une fois arrivée sur le séjour et comme le prévoit la règlementation française, les médicaments seront placés dans un lieu sécurisé. Pour la prise des médicaments, l’accompagnement proposé par les animateurs sera fonction du niveau d’autonomie du vacancier.

Les piluliers ne sont pas fournis par Kiparuwa. Vous êtes donc libre d'utiliser le modèle que vous souhaitez.

Nous vous rappelons en outre que nos séjours ne sont ni médicalisés ni paramédicalisés (pas d'infirmière en principe sur le séjour). Toutefois, si certains soins infirmiers doivent être obligatoirement réalisés par une infirmière pendant le séjour, veuillez-nous en informer le plus rapidement possible pour nous permettre de nous mettre en relation avec des cabinets libéraux locaux de soins infirmiers.

Par ailleurs, nous vous invitons à mettre une copie de l'ordonnance et la carte vitale dans la pochette administrative qui vous sera transmise quelques jours avant le départ. Cela permettra aux équipes d'animations de compléter plus aisément les piluliers manquants ou les erreurs qui pourraient survenir dans les piluliers en se rendant à la pharmacie qui se trouve à proximité du séjour

En résumé :

• Fournir impérativement la quantité suffisante du traitement avec la
  posologie exacte et la photocopie dactylographiée de l’ordonnance ;
• Remplir la partie médicale du dossier de renseignements ;
• Prévoir obligatoirement une ordonnance de renouvellement, la carte de sécurité sociale (Vitale) à défaut la photocopie de la carte ;
• Faire préparer obligatoirement les piluliers par un pharmacien, une infirmière ou un médecin ;
• Faire signer obligatoirement l’attestation du tuteur légal relative à l’hospitalisation.

Argent personnel et objets de valeur

Nous ne pouvons être tenus pour responsable de la perte ou du vol de l’argent personnel durant les séjours s’il ne nous a pas été confié.

Les lieux d’accueil des séjours ne permettant pas toujours de sécuriser les bijoux, espèces ou objets de valeur, il est recommandé aux participants de limiter ces objets. En cas de perte, vol ou détérioration, Kiparuwa ne peut en être tenu pour responsable.